8 aandachtspunten bij het organiseren van een beurs
Een beurs is één van de meest uitdagende soorten bijeenkomsten om te organiseren. Het vergt een flinke voorbereiding, veel contactmomenten en acquisitie én je hebt veel stakeholders waar je rekening mee moet houden. Zo dien je de exposanten tevreden te houden en ben je ook verantwoordelijk voor een verrassende inhoud voor je bezoekers. Je kunt je als organisator echter niet alleen storten op een goede inhoud. De bezoekers hebben ook een bepaalde standaard als het gaat om de randzaken. We zetten acht punten op een rijtje waar jouw beurs aan moet voldoen om je bezoekers blij te maken.
1. Voorkom rijen bij binnenkomst en catering
Van wachten wordt niemand gelukkig. Een lange rij bij binnenkomst wekt geen goede eerste indruk en kan voor ergernis zorgen. Je hebt geen tweede kans voor een eerste indruk, dus zorg er met een goed geregelde registratie voor dat het inchecken van je bezoekers soepel verloopt.
Ook rijen voor koffiepunten en foodstands zijn dooddoeners. Uit onderzoek blijkt dat 45 procent van de bezoekers bij lange rijen geen eten of drinken besluit te kopen. Gemiste kans!
2. Goede wifi
In dit digitale tijdperk is één van de grootste behoeftes van beursbezoekers een solide en snel wifinetwerk. Zo willen zij bijvoorbeeld achtergrondinformatie lezen over standhouders of een nieuwe connectie toevoegen op LinkedIn wanneer zij een interessant persoon hebben gesproken. Daarnaast is de kans groot dat je bezoekers op een doordeweekse dag jouw beurs bezoeken en daarom graag hun mail willen checken of op afstand willen werken in de pauze. Maak dit dus mogelijk!
3. Voldoende toiletten
Bij grote aantallen bezoekers is het van belang om ruim voldoende toiletten beschikbaar te hebben. Let bij het zoeken naar een geschikte beurslocatie dus goed op de toiletgroepen. Naast het aantal toiletten is een juiste positionering en spreiding ook erg belangrijk. Bezoekers moeten niet hoeven te zoeken en het is daarnaast fijn als zij niet ver hoeven te lopen.
4. Gevarieerd culinair aanbod
Een beursbezoek is doorgaans vrij intensief. Als bezoeker krijg je allerlei indrukken, voer je veel gesprekken en ben je de hele dag aan de wandel. Even bijtanken met goed eten en drinken is daarom voor veel bezoekers een belangrijk onderdeel van de beurs. Omdat de samenstelling van je bezoekers waarschijnlijk erg divers is, is het belangrijk dat zij voldoende keuze in het culinaire aanbod hebben. Je wilt niet dat je bezoekers na je beurs – of erger nog, tijdens je beurs – met honger naar huis gaan omdat het foodaanbod hen niet aanstond.
5. Relevante standhouders en content
Je bezoekers wonen jouw beurs onder andere bij om kennis te maken met nieuwe ontwikkelingen en producten. Als organisator of standhouder wil je natuurlijk de verwachtingen van je bezoekers overtreffen. Toch gebeurt het regelmatig dat beurzen de verwachtingen van bezoekers juist niét weten waar te maken en de bezoekers teleurgesteld naar huis gaan. Een belangrijke reden hiervoor is bijvoorbeeld weinig vernieuwing in de exposantenlijst of juist exposanten die niet aansluiten op het thema van de beurs. Zorg er in de organisatie van je beurs dus voor dat je weet waar jouw bezoekers op zitten te wachten. Hoe? Simpel! Gewoon door het hen vooraf te vragen in het registratieproces.
6. Duidelijke routing
Je wil niet dat je bezoekers bepaalde stands of sessies niet kunnen vinden en daardoor onderdelen missen. Op een ruim opgezette beursvloer is het voor de bezoekers wel zo prettig om makkelijk de weg te vinden. Zorg daarom voor een overzichtelijke plattegrond en duidelijke bewegwijzering naar alle belangrijke plekken. Of gebruik een event app waarin je de plattegrond deelt, zodat deze altijd binnen handbereik is. Wil je helemaal uitpakken? Dan kun je gebruik maken van indoor navigatie, waardoor je bezoekers real-time zien waar zij lopen op de beursvloer.
7. Giveaways waar je wél wat aan hebt
Iedereen houdt van gratis spullen, maar toch verdwijnen de meeste giveaways op beurzen vaak direct in de prullenbak. Dit komt voornamelijk omdat goodiebags te algemene en nietszeggende spullen bevatten. Wil je wel ‘waar voor je geld’? Probeer dan je giveaways van de beurs goed af te stemmen op je doelgroep. Kies mooie producten die aansluiten op het thema van je beurs. Wil je echt uitpakken? Probeer de goodiebags dan heel persoonlijk te maken op basis van de interesses van de bezoeker met een handgeschreven kaartje en een persoonlijke boodschap.
8. Goede bereikbaarheid en gratis parkeren
Je beursbezoekers komen waarschijnlijk uit alle hoeken van het land. Een centraal gelegen locatie die voor alle bezoekers makkelijk te bereiken is, is dan een goede oplossing. Tenslotte stellen bezoekers het altijd zeer op prijs als zij gratis kunnen parkeren. Een beursbezoek kost vaak al genoeg tijd en geld dus verras jouw bezoekers op een positieve manier met een gratis parkeerplek!
Meer over het nieuw NBC
Lees meer nieuws
Gouden Giraffe Event Awards komt naar NBC
Op 29 mei krijg je een unieke kans. Een middag vol inspiratie, de allerbeste voorbeelden en kennis van de beste marketing en communicatie evenementen van Nederland. NBC Congrescentrum is die dag de locatie waar de Gouden Giraffe Event Awards plaatsvinden. Naast een ongekende netwerkmogelijkheid en de show zelf, is er overdag Learn from the Best, waar je live de tientallen jurypitches kunt bezoeken.
Familiebedrijf NBC viert heropening na anderhalf jaar bouwen
Een evenementenlocatie vanaf de grond opbouwen na een grote brand en dat ook nog eens in anderhalf jaar tijd? Dat lijkt een onmogelijke opgave. Echter, niet voor een familiebedrijf waar gedrevenheid in het DNA zit. Aan het roer van dit bedrijf staat Justin van Hooijdonk. De ondernemende directeur-eigenaar werkte daags na de grote brand in september 2022 al samen met zijn team aan de nieuwe plannen. Een superduurzaam en geheel nieuw NBC Congrescentrum is hiervan het resultaat. Op vrijdag 1 maart ontving het NBC al haar eerste gasten en op 8 maart vond de feestelijke opening plaats.
Duurzame eventcatering? Het kan!
Bij de opening van onze locatie hoort een vernieuwde culinaire invulling én een nieuwe chef-kok! In dit artikel stellen we je graag voor aan Robbert van Dijk. We vroegen hem naar zijn plannen en de duurzaamheidsambities die hij heeft voor eten en drinken op events. Die gaan namelijk verder dan alleen 'minder vlees' aanbieden.
Veelgestelde vragen
Heb je een vraag over onze locatie of over onze dienstverlening? We hebben de antwoorden op de meest gestelde vragen verzameld in onze FAQ.
Contact
Wil je meer informatie ontvangen over het vernieuwde NBC? Neem dan contact op met Melanie en het komt jouw kant op!