Heb je vragen? Of wil je direct een ruimte reserveren? Neem contact op met Daniëlle.

Ga naar de contactpagina of bel Daniëlle op 030 - 602 69 00

Data en ROI: van zwart gat in je eventbudget naar meetbaar resultaat

Events zijn vandaag de dag een belangrijk marketinginstrument. We durven er bijna om te wedden dat evenementen zoals beurzen, congressen en klantendagen ook bij jou onderdeel uitmaken van de marketingmix. Ze staan niet meer langs de zijlijn, maar zijn een essentieel element. Uit onderzoek blijkt ook dat meer dan 80% van de marketeers evenementen een cruciaal onderdeel vindt in het marketingplan. Kom maar door met dat budget!
Data en ROI op je evenement

Een goed bezocht evenement, lachende gezichten en alle stoelen gevuld?

Nee. Dat is tegenwoordig zeker geen garantie meer voor succes. Ga je een evenement organiseren? Dan moet je na afloop nog iets kunnen zeggen over de return on investment (ROI). Je wilt vanzelfsprekend weten of de uitgaven leiden tot het gewenste resultaat en hoe je dit resultaat kunt maximaliseren. Evaluatie is inmiddels misschien wel net zo belangrijk als voorbereiding.

We merken bij het NBC dat steeds meer opdrachtgevers behoefte hebben aan het verzamelen van bezoekersdata op hun congres of event. Deze data kunnen ze meenemen in hun ROI-bepaling. In dit artikel leggen we je daarom uit hoe je dit aanpakt.

Eventmarketing 3.0

De ROI is belangrijk, maar vergeet niet dat deze steeds meer naar de achtergrond zal verdwijnen en dat de focus anno nu ligt op de ultieme event experience. De beleving. Voor, tijdens en na het evenement. Ook die beleving kun je meten. Daarom is de evenementenorganisatie van de toekomst data- en belevinggedreven. Eventmarketing 3.0 zet gissen buitenspel. Je ‘denkt’ niet dat het evenement een succes was, je wéét dat je een succesvol evenement hebt georganiseerd.

Was het ’t waard?

Hoe meet je de impact van een evenement? Het aantal aanmeldingen en uiteindelijke bezoekers kun je eenvoudig meten. Net als hoeveel visitekaartjes er in de vissenkom zijn achtergelaten. Ook kun je zelfs direct meten voor hoeveel nieuwe klanten of orders het event rechtstreeks heeft gezorgd. Maar hoe meet je wat de bezoekers van je evenement vonden? Vonden ze de informatie van de presentaties en workshops waardevol? Is hun mening over het bedrijf naar aanleiding van het event veranderd? Was het ’t waard om die spreker in te vliegen? Wat vonden ze van de netwerkmogelijkheden? Subjectieve KPI’s (key perfomance indicator) meten vergt wat extra werk, maar het is zeker te doen!

Wees een echte data-Scrooge

Ook bij het bepalen van de ROI van je event leiden er meerdere wegen naar Rome. Of naar inzicht in waardevolle cijfers in dit geval. Wees hebberig. Een echte data-Scrooge. Verzamel zoveel mogelijk data en doe er je voordeel mee.

Zo zijn monitoringtools voor social media onmisbaar, kun je tegenwoordig eigenlijk niet meer zonder event-app en loont het de moeite om je te verdiepen in het Event ROI-model. Vergeet ook niet dat een optimale eventregistratie je al enorm veel data kan verschaffen.

Nu wíl je dat er over je gepraat wordt

Social media en contentmarketing gaan hand in hand met je evenement. Engagement opbouwen voor, tijdens en na het evenement. Social media is er uitermate geschikt voor. Begin je er wel op tijd mee? Met monitoringtools zoals Coostoo en Hootsuite kun je makkelijk data ophalen over de mate van online engagement. Hoeveel mensen hebben zich via social media aangemeld? Hoe vaak is het programma gedownload? Wordt er enthousiast gereageerd? Hoe zit het met de shares en likes? Social media monitoring-tools leveren je waardevolle informatie op.

Onmisbaar voor ieder modern evenement: de event-app

Een event-app zou bij iedere evenementenorganisator op de verlanglijst moeten staan. Live in gesprek gaan met je bezoekers, waardevolle data verzamelen en je evenement personaliseren. Een makkie met een event-app. Daarbij grijpen je gasten geheid meerdere malen per dag naar hun telefoon. Gewoon uit gewoonte. Maak ‘m daarom onderdeel van de beleving. We geven je een aantal voorbeelden hoe je zo’n app in kan zetten. Zo kun je:

  • de app integreren met beacons, zodat je waardevolle data verzamelt.
  • een persoonlijk programma voor je gast samenstellen gebaseerd op voorkeuren.
  • interactie creëren, bijvoorbeeld door je gasten live te laten stemmen.
  • live netwerken.
  • eenvoudig pushberichten naar je gasten sturen.
  • zowel tijdens als na het event waardevolle feedback verzamelen.

Waarom jij beacons wilt op je volgende event

Toegang tot data die je inzicht geeft in het gedrag van je bezoeker. Dat wil iedere evenementenorganisator. Toch? Met beacons kun je informatie delen met je gasten, maar ook informatie verzamelen. Analyseer bijvoorbeeld hoe druk het is bij verschillende beursstands. Door middel van een heatmap geven beacons real-time inzicht in het aantal bezoekers bij elke stand en hoeveel tijd zij er doorbrengen. Daarnaast kun je nog een stapje verder gaan en registreren welke bezoeker welke stand heeft bezocht. Denk ook aan het registreren van bezoekers in de subzalen: hoe goed worden de subsessies bezocht? Wat vonden de deelnemers ervan? Een event-app en een infrastructuur van beacons zorgen voor een hele persoonlijke beleving én waardevolle data.

Het Event ROI-model van DoubleDutch

Nu heb je behoorlijk wat data verzameld, maar wat doe je ermee? Er zijn verschillende methoden om de ROI van je event te meten. Wij delen het model van prijswinnende event-app-makers Double Dutch. Dit onafhankelijke model is gebaseerd op het vaststellen van je objectieve en subjectieve doelen waarop je het Event ROI-model loslaat om ze te meten.

De methode bestaat uit 3 redelijk eenvoudige stappen:

  1. De totale kosten van je evenement berekenen
    Inclusief alle kosten die je maakt om het evenement te organiseren. Dus ook de kosten die in eerste instantie verborgen zijn. Dit doe je aan de hand van het Total Cost to Execute Event (TOCE) model.
  2. Objectieve resultaten vaststellen
    Welk effect heeft het evenement op je bedrijf gehad? Je bekijkt zaken zoals de opbrengst van je event, of bestaande klanten hun contract verlengd hebben, bezoekerscijfers en nieuwe klanten naar aanleiding van het evenement. Vanzelfsprekend dien je deze te behalen resultaten wel van tevoren vast te stellen.
  3. Subjectieve resultaten vaststellen
    Merkwaarde, netwerkmogelijkheden, persoonlijke verrijking en een verbeterde klantrelatie: slechts een aantal voorbeelden van subjectieve resultaten. Dit is waar de event experience komt kijken. Waardevol, maar lastig te meten. Daarom moet je er waarden aan hangen zodat je tot een subjectieve score kunt komen.

Doe er je voordeel mee. Download de handleiding en het werkboek.

Gebruik het Event ROI-model niet alleen om achteraf te meten welke impact je event heeft gehad, maar ook om te plannen. Het is namelijk een ideaal planningsinstrument dat ervoor zorgt dat je het optimale resultaat met je event behaalt. Hoe meer data je verzamelt door de ondersteuning van technologie, hoe accurater je de ROI kunt meten. En als je meet, dan kun je het beter maken!

Contact

Neem contact op met Karen

Benieuwd hoe je jouw event meetbaar kunt maken? Onze projectmanager Karen helpt je graag.

Bel Stuur een bericht

Of bel op 030 - 602 69 00